Je wilt dat je klanten snel betalen. Maak betalen daarom gemakkelijk en laagdrempelig en houd jullie relatie goed. Zet bij langzame betalers eerst klantvriendelijke manieren in om ze aan te sporen voordat je pittiger maatregelen neemt. Bert Wams geeft 10 tips om snel geld op je bankrekening te krijgen.
Betalingstermijn inkorten
Volgens cijfers van financieel dienstverlener Graydon zijn de betalingstermijnen van grote naar kleine bedrijven in 2018 opgelopen tot een gemiddelde van 41,5 dagen. In de tien jaar ervoor was de termijn juist aan het dalen naar 36,5 dagen. Staatssecretaris Mona Keijzer (EZK) gaat hier wat aan doen. Ze maakte haar voornemen kenbaar in de Tweede Kamer
tijdens het Algemeen Overleg Ondernemen & Bedrijfsfinanciering: “Ik ben het met MKB-ondernemers eens als ze vinden dat ze sneller hun geld moeten krijgen voor geleverde producten en diensten. Als blijkt dat grote bedrijven de huidige maximale termijn van zestig dagen in toenemende mate als norm hanteren, pas ik de wettelijke betalingstermijn aan naar
dertig dagen.”
Betaalme.nu
Het project Betaalme.nu streeft naar een betalingstermijn aan mkb-ondernemers van maximaal 30 dagen. Men deelt kennis over contracteren, digitaal factureren, debiteurenbeheer en ketenfinanciering. 60 grote bedrijven en instellingen zijn aangesloten bij Betaalme.nu. Dankzij hun deelname worden nu zo’n 230.000 leveranciers geholpen.
Aan de slag
Zelf kan je aan de slag met de volgende acties.
1. Check vooraf je klanten
Check de kredietwaardigheid en het betalingsgedrag van klanten. Krijg je een grote order of opdracht en twijfel je of de klant kan betalen? Vraag een aanbetaling of in uitzonderlijke gevallen een eigen inzage kredietregistratie van het BKR. Voor bedrijven kun je kredietbeoordelaars raadplegen of het KVK Handelsregister. Je ziet daarin wie tekenbevoegd is en of er sprake is van een faillissement.
2. Communiceer de betalingstermijn
Leg afspraken over de betalingstermijn vooraf vast. Bijvoorbeeld in een offerte, opdracht- of orderbevestiging of in je algemene voorwaarden. In de praktijk spreek je vaak een betalingstermijn af van 14 of maximaal 30 dagen. Voor lange projecten kan je in delen per maand factureren.
3. Overweeg vooruitbetaling of aanbetaling
Als een klant vooraf betaalt, wordt het risico voor je bedrijf kleiner. Want dan heb je je geld al binnen op het moment dat je je producten of diensten levert. Overweeg je vooruitbetaling te vragen, houd dan rekening met het volgende: Consumenten: bij de levering van een product kan je een particuliere klant een aanbetaling vragen van maximaal 50% van de aankoopwaarde. Meer is wettelijk niet mogelijk. Je regelt een aanbetaling in de verkoopovereenkomst of in je algemene voorwaarden. Heb je een webshop? Bied de klant dan naast volledige betaling via iDEAL een alternatieve betalingsmogelijkheid aan, bijvoorbeeld betaling per acceptgiro of betaling onder rembours. Zo laat je je klant zelf kiezen. Kiest de klant dan voor iDEAL, dan is volledige aanbetaling wél toegestaan. Bij dienstverlening is vooruitbetaling niet gebruikelijk. Levert je bij de dienst ook een product? Dan kan je daarvoor maximaal 50% aanbetaling vragen.
Bedrijven: bij een zakelijke klant geldt geen wettelijk beperking voor het bedrag dat je vooruit mag vragen. Je kunt met een betalingskorting het voor de klant aantrekkelijk maken om vooruit te betalen.
4. Bied gemak voor je klant: snel en digitaal
Stuur je factuur direct na levering. Zorg dat je klant snel en gemakkelijk kan betalen via een digitaal betaalverzoek of Ideal. Gebruik e-mail, sms of Whatsapp. Ook kun je elektronisch factureren. Dan stuur je de e-factuur vanuit je systeem naar het systeem van je klant. De klant moet wel van tevoren akkoord gaan en is niet verplicht een e-factuur te accepteren.
Overweeg snelle betalers een kleine korting te geven.
5. Beheer de relatie met je klant
Doe aan relatiebeheer door vlak na levering van je product of dienst je klant te bellen of alles naar wens is. Is de klant tevreden? Dan betaalt hij de factuur hoogstwaarschijnlijk op tijd. Is de factuur na de betalingstermijn toch niet betaald? Bel dan je klant weer, want telefonisch krijg je vaak meer voor elkaar dan met mail of brief. Nog steeds geen betaling? Overweeg met aandacht voor de relatie en de situatie een aanmaning. Als nabellen en schriftelijk aanmanen niet helpen, schakel dan zo nodig een deurwaarder of incassobureau in.
6. Neem een eigendomsvoorbehoud op
In je algemene voorwaarden of overeenkomst kan je een eigendomsvoorbehoud opnemen. Een eigendomsvoorbehoud houdt in dat je de eigenaar blijft van een geleverd product totdat de klant betaalt. Als je klant dan niet betaalt, kan je de levering terugvorderen.
7. Herken een dreigend faillissement
Faillissementen komen nooit zomaar uit de lucht vallen. Onregelmatig betaalgedrag is een belangrijk teken dat wijst op een dreigend faillissement van je klant. Een bedrijf dat in de financiële problemen zit, probeert betalingen zo lang mogelijk uit te stellen. Wordt het betaalgedrag van je klant opeens anders? Dan is er waarschijnlijk iets aan de hand. Is het daarnaast ineens moeilijk contact te krijgen met de ondernemer of het bedrijf? Let dan extra op. Pas op met grote leveringen en vraag bijvoorbeeld een kredietrapport op.
8. Overweeg factoring als financiering
Bij factoring levert een bank of factoringmaatschappij je een kredietvorm of schiet het factuurbedrag grotendeels voor. Het gaat om facturen tussen bedrijven. Ook kun je debiteurenbeheer uitbesteden. Handig als je het lastig vindt om je klant op betalingsbedrag aan te spreken. De factor betaalt je openstaande facturen voor een groot gedeelte, waardoor je meteen het bedrag van de factuur ontvangt. Het belangrijkste verschil tussen reverse factoring en factoring is:
Bij factoring kijkt de factor naar jouw kredietwaardigheid. Als die goed is, dan kan je bank of financier je uitstaande facturen grotendeels vooruitbetalen. Betaalt je klant je factuur niet? Dan moet je de vooruitbetaling terugbetalen aan de factor. Bij reverse factoring draait het om de kredietwaardigheid van je afnemer. Die klant maakt een betaalafspraak met zijn bank of financier, om je goedgekeurde facturen vooruit te betalen. Reverse factoring is hierdoor ook geschikt voor ondernemers met weinig omzet of weinig klanten.
9. Overweeg een kredietverzekering
Een kredietverzekering geeft je meer zekerheid dat je betaald wordt, als je op rekening levert. Je krijgt geld van de verzekeraar als je klant de door jou geleverde goederen of diensten niet kan betalen. Bijvoorbeeld door een faillissement of bij uitstel van betaling (surseance).
10. Zorg dat je administratie actueel is
Houdt dagelijks je administratie bij, zodat je weet welke klanten wel en welke nog niet betaald hebben.